Contents
Google To Do でタスク管理するのは非常に便利
Googleのtodoリストは以前からありますが、最近あらためて使うようになり、タスク管理における長年の課題が解決できましたのでブログに書きます。
Google To DoリストはGoogleが開発したタスク管理サービスです。
GoogleカレンダーやGmailなどの横に表示することができるので、「タスクとして登録したけど忘れてしまう」ということが避けられます。
メールを見たり、カレンダーで予定を確認するときに、タスクを思い出すことができます。
タスク追加の方法は「タスクを追加」から
詳細や日時を追加することができ、日時を追加するとGoogleカレンダーにも自動で反映されます。
サブタスク・インデントを使って「親タスク」「子タスク」の紐付けもできます。
細かいタスクも親タスクにまとめることで管理しやすくなりますね。
リスト管理で『7つの習慣』の時間管理マトリックスがついに実現！
タスクをリストごとにまとめることもできます。
『7つの習慣』の「第Ⅱ領域.緊急ではないが重要」などをリストにして管理することもできます。
これまで紙のシートやスケジュール手帳やリフィルなど、「緊急ではないが重要」をうまく管理しようとしてきましたが、なかなか難しかったです。普段使っているgmailとGoogleカレンダーと連携させることで、初めてうまく使えるようになりました。
（それ以外にも備忘録として「買い物リスト」を追加して使っています。）
ポイント：全てのタスクは発生時に締め切りと工数がはっきりしているわけではない
タスク管理のポイントは「タスクに締め切りをもうけて確実にこなしていくこと」ですが、タスクが発生したときに「そのタスクにどれだけ時間がかかるのか」「本当の締切がいつなのか」「優先順位は何番目にあたるのか」が全部はっきりしていることは、実際にはなかなかありません。
「やらなければいけない」「やりたい」と思っているが、ぼんやりと漠然としているのが、そもそもタスクであると認めることが本当のタスク管理のポイントです。
漠然としているタスクをどう管理していくか
1.タスク発生時点でとにかくGoogle To Doに登録します。PCをひらいて作業しているときはブラウザから、スマホアプリ版もあるので外出中はスマホからとにかく発生したら登録します。
（gmailの内容をto doにタスク化することもできるのでとても便利です。）
2.次に「時間管理のマトリックス」に分類します。このタスクは第Ⅱ領域なのか第Ⅲ領域なのか、実際に日々タスクを見直しながら考えることで、自分にとっての本当の「緊急」「重要」が研ぎ澄まされていくのに感動すると思います。
3.「緊急」「重要」の分類でうまく当てはまらなくても、それでも大事なタスクや、やらなければならないタスクにはスターをつけて目立たせます。
4.落ち着いたタイミングで（タスク発生時でないところがポイントです）Googleカレンダーとタスクの一覧を見直しながら締め切り日時を設定してきます。子タスクを締切日時とともに親タスクに追加して、タスクの途中のマイルストーンをもうけることもできます。
5.単発ですむ用事、締切がはっきりしているようなタスクは、To Doに追加せず、そのままGoogleカレンダーに予定として入れてしまってもよいと思います。
タスクをガントチャート化したいという長年の憧れ
全てのタスクをガントチャート化してGoogleカレンダーと連携して管理していきたいという夢を長年もっていました。
タスクは締切や工数、優先順位がそもそも漠然としているものなので、最初からガントチャート化しずらいものもあります。また、タスクの種類によってはガントチャート化するほどでもないタスクもあります。
加えて、Googleカレンダーで予定を管理しているのに、複数のガントチャートを持つということは、重複管理になってしまうので、Googleカレンダーに統合してうまく管理するほうが現実的だと思うに至りました。
タスクは優先順位を下げても、やらずに削除してしまってもよい
これまではタスクというのは必ずやらなければいけないもの、締切に対してガントチャートをひいて完全に管理していかなければならないもの、という先入観がありました。
タスクとして入れてはいるが、できなかった（優先順位を下げて他の仕事をやった）、タスクから削除した（優先順位をさげた結果あきらめた、後になってみるとやらなくてもよかった）でも全然良いと思います。その分重要なタスクに多くの時間を割り当てられたとも言えます。
カレンダーにうまく入れられない（工数よめない、具体的な締切やマイルストーンがぼんやりしている）仕事を可視化するために、Google To Doのタスクにとりあえず登録して、それらをカテゴリー分けして、最終締め切りを入れ、スターをつけて、優先順位をつけながら、現状のカレンダーとにらめっこしながら、できるかぎり仕上げていくとうプロセスが重要です。